Privacyverklaring GPDR

PRIVACY VERKLARING van Holebi Spirit, feitelijke vereniging

(Versie 26-05-2018)

‘Holebi Spirit’ hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens.
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Als feitelijke vereniging zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande con-tactgegevens:

Socio-culturele feitelijke vereniging
Noordstraat 72, 9961 Boekhoute – Assenede
Info@holebi-spirit.be
Telefoon : 09/234 1878 M: 0486/394 172
www.holebi-spirit.be

Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?
Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze nieuwe, huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens ?
Uw persoonsgegevens worden door ‘Holebi Spirit’ verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :
• Ledenadministratie en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst) ;
• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van ‘Holebi Spirit’, naar verzekering toe (uitvoering overeenkomst) ;
• Organiseren van workshops, info-avonden, voordrachten, lezingen, enz. ;
• Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven (mail-chimp) en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang) ;
▪ E-mails in teken van persoonlijk advies en preventie ;
• Het bekomen van subsidiëring door Gemeentelijke Cultuurraden of andere instanties (wettelijke verplichting).

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken :
• Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres ;
• Privé contactgegevens : telefoonnummer, e-mail adres ;
• Persoonlijke kenmerken : geboortedatum, geslacht/gender, nationaliteit ;
• Interesses ;
• Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen, …) ;
• Opleiding en vorming ;
• Aanwezigheid ;
• Beeldmateriaal (foto’s)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aange-sloten verenigingen/clubs of federaties.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf
De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging. Met uitzondering van :
• Beeldmateriaal (voor public relations)
• Contactgegevens (voor direct marketing)
• …
Het gevolg van de niet-verstrekking van de gegevens is niet publiceren van gerichte foto’s van u, en het niet ontvangen van ongevraagde (commerciële) mails.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden – verwerkers
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:
• Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ..) ;
• Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers ;
• Het verzorgen (en verspreiden) van publiciteitsmateriaal.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.
Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking aan derden – ontvangers
Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen :
• Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van onze federatie/koepel (de federatie/koepel zelf, de andere verenigingen die behoren tot dezelfde federatie/koepel, …) ;
• Uw gegevens worden bewaard in de databank van de Voorzitter, tevens secretaris, van Holebi Spirit ;
• Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt (o.a. co-productie), en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)
o Vaste partner van Holebi Spirit is VZW Happy Team ;
• Externe opleiders of trainers.

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden (partijen) doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.
Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien jij ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken.

Uw persoonsgegevens kunnen doorgegeven worden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte indien noodzakelijk. In dat geval worden uw persoonsgegevens beschermd door specifieke contractuele verplichtingen overeenkomstig de verplichtingen van de Europese privacy regelgeving.

Bewaartermijn
‘Holebi Spirit’, Socio-Culturele feitelijke vereniging, bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.
‘Holebi Spirit’ verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan we no-dig achten of beëindiging van de samenwerking.

Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatig gebruik.
Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die in naam van de Socio-Culture feitelijke vereniging ‘Holebi Spirit’ werken, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan, onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsge-gevens. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid ;
• We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig ;
• Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een analyse uitgevoerd om uw rechten, de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.

Uw rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.
U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking : indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uit-schrijfmogelijkheden in e-mails).
Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.
Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om je je identiteit te controleren vragen wij je om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming :
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
commission@privacycommission.be

Wijzigingen aan onze privacyverklaring
‘Holebi Spirit’, Socio-Culturele vereniging, kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website en facebook pagina.